Det engelske ord Agile leder måske nogles tanker hen på noget med agility og adrætte hunde, der springer over stænger og udfører forskellige tricks. Men det er dog ikke alt hvad Agile er – Agile er også en moderne måde at organisere arbejde på med det formål at opnå bedre resultater. 

Nonprofitorganisationer findes i alle mulige forskellige varianter og med forskellige formål. Nogle er små, andre er store, nogle fungerer lokalt andre internationalt, nogle drives af lønnet personale andre drives næsten udelukkende af frivillige – men fælles for dem alle, så er de sat i verden for at møde nogle behov og hjælpe der, hvor der brug for det. Det, at arbejde på en agil måde, passer muligvis ikke til alt slags arbejde, som vi også senere vil se, men når det handler om at arbejde med komplekse behov eller komplekse løsninger, så er det i den grad et godt match. Formålet med denne artikel er at kaste lidt lys over hvad Agile er, og hvorfor det giver mening at bruge i nonprofitorganisationer. 

Agile-tænkning opstod til at begynde med indenfor IT-sektoren. Agile (og den specifikke metode, der hedder Scrum) blev sat i verden for at udfordre traditionelle hierarkier og respondere på et voksende behov fra markedet, om at kunne tage beslutninger hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten af de produkter, der blev udviklet. Agile-tænkning er vokset støt siden og bruges nu indenfor mange forskellige sektorer og områder, både private og offentlige, i udviklingsarbejde, i servicesektoren, til iværksætteri og til at organisere events.  

En agil tilgang til arbejde indeholder flere delelementer, der samlet har det formål at hjælpe folk til at kunne arbejdet fokuseret og kvalitetsorienteret, mens der samtidig på den lange bane er fleksibilitet og omstillingsparathed. De forskellige delelementer Agile består af, kan naturligvis bruges hver for sig, men der er en betydelig fordel at hente i at bruge tilgangen i sin helhed:

Teams

En agil arbejdsmåde passer allerbedst til arbejde, hvor det giver mening at arbejde i – gerne tværfunktionelle – teams. Det er vigtigt at teamet oplever medbestemmelse over arbejdet i forhold til organisering af arbejdsopgaver, fysiske rammer og estimering af hvor lang tid de forskellige opgaver tager. Det er også vigtigt at det sociale aspekt af at opbygge tillid og fælles ansvarlighed i teamet får synligt plads, da de store fordele ved arbejde i teams kun opstår, der hvor medlemmerne af gruppen reelt oplever at kunne regne med hinanden og oplever arbejdet som meningsfuldt, og som noget de har ejerskab af.

Iterationer

Når der arbejdes på en agil måde, så bliver arbejdet opdelt i iterationer eller kadencer – i Scrum metoden kaldes disse Sprints. De er oftest fastsat til to til fire uger. De ting, der skal leveres i de næste iterationer bliver planlagt og prioriteret og efterfølgende monitoreret for at sikre, at de er færdige til tiden.  

Disse iterationer bliver sommetider sammenlignet med det at navigere en ubåd: periskop op – vurder situationen og vælg en retning; periskop ned og sæt i bevægelse. Gentag. At arbejde på denne måde giver mest mening inden for felter, hvor det netop ikke giver mening at detailplanlægge alt måneder i forvejen – for inden planerne skal udføres har omgivelserne og situationen alligevel ændret sig. Det at inkorporere konstant refleksion over det arbejde, der bliver udført, medfører desuden at en kultur af ‘konstant forbedring’ opstår. Det kommer til udtryk i  denne rytme fra W. Edwards Deming: Planlæg-Udfør-Reflekter-Handl.

Artefakter og synlighed

En af værdierne inden for Agile er at skabe en kultur af radikal gennemsigtighed. Nogle af de hjælpemidler eller artefakter, der støtter op om denne gennemsigtighed er Backlogs, som afspejler, hvordan arbejdet bliver prioriteret og håndteret. De er offentligt tilgængelige, for alle der kunne være interesseret og bør afspejle den egentlige fremdrift i arbejdet i stedet for et ønskescenarie. Når man arbejder Agilt, så har man også en meget tydelig definition af “Done”, kvaliteten af det udførte, hvornår er man færdig?

Ceremonier eller møder

At arbejde på en Agile måde kræver som tidligere nævnt disciplineret refleksion i forhold til det arbejde, der bliver udført. Derfor er det en prioritet, at der er afsat tid, vævet ind i arbejdets rytme (iterationerne) til både at gøre op, hvad der er færdiggjort og til at forholde sig til, om det blev som tænkt, og om det stadig passer til dem, vi leverer til, og behovene. I slutningen af hver iteration er der desuden en ceremoni som hedder Retrospektiv som fokuserer på selve processen og teamets samspil. 

Alt dette kan synes tidskrævende, men erfaring viser, at når der sættes tid af til kontinuerligt at estimere fremtidige mål, reflektere over tidligere bedrifter og at lære af fejl – så bliver kvaliteten af arbejdet bare så meget desto bedre. Når først rytmen er der, opleves det desuden også tilfredsstillende for de, der arbejde i teamet at blive inkluderet i estimering, at andre forholder sig til og giver input til ens arbejde og at man altid er bevidst om, hvad formålet med det, man laver, er.

Tydelige roller og tjenende lederskab

Den Agile tilgang til arbejde lægger op til, at at dele lederrollen i to “tjenende” ledere . Den ene er ansvarlig for det strategiske og det at prioritere, hvad der skal inkluderes i en iteration, og den anden er ansvarlig i forhold til processen og det at tjene teamet, at “beskytte” dem fra forstyrrelser og at støtte op om medlemmerne og projektet. Det er en del af det Agile paradigmes at ledelse først og fremmest handler om “tjeneste”. Det primære for en leder er derfor, at hjælpe de andre til at lykkes og derigennem at nå de fælles mål, som organisationen er sat i verden for. 

Hvorfor bruge Agile i nonprofitinstitutioner?

Så hvorfor giver det mening at bruge koncepter, der egentlig er skabt indenfor Software udvikling og IT, i nonprofitorganisationer?

Det tvinger en til at prioritere

For det første, fordi mange af de dilemmaer, som Agile oprindeligt blev designet til at løse, også findes i nonprofitorganisationer. Det at kunne handle hurtigt og reagere på nye eller ændrede forhold er karakteristisk for rigtig mange nonprofitorganisationer. Agile gør det synligt, at man er nødt til at prioritere. Ben Battaglia (der også foreslår flere nonprofitorganisationer at tænke agilt) sammenligner det at arbejde for en nonprofitorganisation med at drikke fra en brandhane – der er ofte for meget at gøre, med for få ressourcer. At arbejde på en agil måde gør det lettere at prioritere og undgå at spilde tid på at springe fra det ene til det andet. 

Omstillingsparathed

Ligesom de finansielle markeder i dag foretrækker de tilpasningsdygtige og fleksible organisationer, sådan er der også brug for fleksibilitet og omstillingsparathed inden for nonprofit sektoren. Floria Horsley fra organisationen “Open to Hope” siger til Forbes magazine: “Evnen til at gennemføre ændringer i farten, fordi vi nu bruger agile processer og strukturer har været en af de største fordele. Nogle af vores fundraising kampagner blev der ændret på, allerede efter de var i gang, hvilket aldrig tidligere ville være sket. På grund af det fik vi en langt bedre respons og bedre økonomiske resultater.”

Kompleksitet

Der er mange forskellige slags arbejde og som tidligere nævnt, er Scrum og en agil tilgang til arbejde ikke et match for al slags arbejde. Dave Snowden, en walisisk forsker hos Cognitive Edge, deler blandt andet arbejde op i fire domæner i sin model, som han kalder Cynefin.

• Arbejde, der eksisterer i det Indlysende domæne består af opgaver, som ofte er kendte på forhånd og som har at gøre med behov, der er lige nu og her, et flow at ting der skal gøres umiddelbart med det samme. I dette domæne giver Sprints eller iterationer ikke meget mening. Tænk for eksempel på sekretærarbejde eller det at arbejde ved et samlebånd på en fabrik. Arbejdet kan stadig organiseres ud fra nogle af principperne i Agile, men en fuld implementering med teams og iterationer er ikke relevant.
• Det Komplicerede domæne er eksperternes domæne. I dette domæne er der stadig orden og forudsigelighed, men den bedste løsning er ikke altid tydelig, så det kræver analyse eller ekspertviden for at kunne tage beslutninger.
• Det komplekse domæne er anderledes end de to andre. Indenfor dette domæne kan årsag og virkning kun ses i bagklogskabens klare lys. Resultatet er uforudsigeligt. Modellen for at kunne tage beslutninger i dette domæne er at foretage mindre eksperimenter, der gerne må fejle (safe-to-fail), fordi der ikke er investeret mere i det, end projektet kan klare at miste. Hvis noget fungerer og lykkes, så kan der investeres mere i det, hvis det ikke lykkes som planlagt, investeres der mindre. Det er en måde at ‘føle sig frem’ i et terræn, hvor det ikke giver mening med store forudplanlagte designs, fordi omgivelserne er for uforudsigelige. Det er præcis i dette domæne og i den slags omgivelser at en agil tilgang til arbejde giver allermest mening. Iterationer er i sig selv en slags eksperimenter, hvor der tages stilling til udfaldet ved deres afslutning. Fungerede det efter planen? Lever det stadig op til behovene for vores brugere eller de mennesker vi tjener?

Min påstand er, at meget non-profit arbejde må befinde sig indenfor eller have elementer af det komplekse domæne – det at håndtere komplekse behov, en kompleks finansiering eller blot det, at meget af arbejdet ofte har at gøre med andre mennesker, gør det i sig selv komplekst og til dels uforudsigeligt.

Deltagelse og voluntører

Vi (AgileLeanHouse) argumenterer naturligvis for, at agile principper har meget at tilbyde en lang række organisationer, men måske giver Agile i en helt særlig grad mening i forhold til profilen af rigtig mange non-profit organisationer. Et argument er, at for rigtig mange nonprofitorganisationer, er det en kerneværdi, at folk, der arbejder eller er frivillige i organisationen, oplever ejerskab for visionen og organisationens formål og aktivt og passioneret tager del i det. Organisationerne har ofte en mission, og de agile principper hjælper alle til at være involverede og engagerede i den mission. 

Dave Snowden siger i forhold til at få alle til at byde ind med deres input: “Viden kan kun overleveres frivilligt, det kan ikke opkræves” (“Knowledge can only be volunteered it cannot be conscripted”). I en nonprofitorganisation er det meget ofte sådan, at det ikke kun er viden, der skal gives frivilligt, det er også en stor del af det egentlige arbejde som fungerer på frivillig basis også. Dette gør Agile til et rigtig godt match.

Agile principper forstærker den indre motivation til arbejdet. Principperne baserer sig på den overbevisning at formål, autonomi og udvikling af evner er bedre og mere holdbare motivationsfaktorer end udefrakommende motivationsfaktorer som bonusordninger og intern konkurrence. På den måde, kan agile principper være med til at skabe en form for tilfredsstillelse ved arbejdet, samtidig med at alle samles og arbejder hen imod det egentlige formål eller missionen i organisationen.

Gennemsigtighed og tjenende lederskab

Gennemsigtighed er meget vigtigt for nonprofitorganisationer. Mange nonprofits har brug for en stor og bred base af støtte for at kunne gøre det arbejde, organisationen er søsat for at udføre. Der er brug for, at det arbejdes der gøres, og de beslutninger der tages, er tilgængelige både i forhold til de mennesker organisationen tjener, såvel som dem, der støtter organisationen. Det at gøre sit arbejde synligt for andre kan virke svært, men selv når der sker fejl (hvilket vil ske uanset om organisationen er transparent eller ej,) så skaber dette ofte øget tillid, når blot det ikke bliver fejet ind under gulvtæppet. Perfektion tiltrækker ikke mennesker så meget som autencitet og en vis grad af ydmyghed gør.   

Du kender din organisation bedst. Men hvis I kunne tænke jer at høre mere om Agile og Scrum og forholdt til nonprofit arbejde, så tøv endeligt ikke med at kontakte os:

Anne Due Broberg, adb@agileleanhouse.com