ID 2277217 ©David Watts Jr. | Dreamstime.com
Vi er på vej til at åbne samfundet op igen, vi har arbejdet stort set som på en anden planet i to måneder udelukkende med online værktøjer. Vi har lynhurtigt måttet lære en masse nye færdigheder og de fleste har klaret det fint.
Allerede nu er det dog også muligt at se nogle faldgruber, hvor vi kan skabe langvarige konflikter eller enormt dyre fejltagelser ved enten ikke at forstå virkeligheden fuldt ud, hvad sker der reelt, eller ved at træffe alt for hurtige og letkøbte konklusioner. Lad mig tage en af den sidste kategori
Online arbejde er fint, vi behøver ikke at mødes!
Allerede nu er jeg stødt på den konklusion flere steder. Lad mig sige med det samme, at også jeg er helt overbevist om at megen mødeaktivitet vil blive flyttet til online fora. Der er enorme summer at spare ved afholde møder online. Det er rigtigt dårligt nyt for flyselskaber og hoteller, som henter hovedparten af deres avancer på forretningsrejsende. Det er nu blevet gjort synligt, at det kan lade sig gøre, og da alle skal spare, så kommer de gyldne rejsedage aldrig igen. Så var det ikke klimaet alligevel, der tvang os til dette træk.
Men det er ikke gratis, “there is no such thing as a free lunch” siger amerikanerne. Man skal være meget opmærksom på, hvad disse nye online muligheder bruges til, for de har ikke kun positive, men også negative konsekvenser. Den vigtigste er:
Det tager langt, langt længere tid og er meget, meget sværere at nå frem til fælles forståelse af en kompleks sag
Med et teknisk udtryk, så er der simpelthen langt mindre båndbredde i den kommunikation, der foregår mellem mennesker online; der transmitteres mindre information per minut i et online møde, end når man sidder overfor hinanden. Men det er ikke det hele. Det er langt sværere at finde en smidig samarbejdsform, når man ikke ser de andres små reaktioner og aflæser ansigterne, bevægelserne, øjnene og alt andet; man har brug for langt strengere protokol online for at kunne arbejde sammen.
Jeg har mødt flere og fået refereret endnu flere, der mener at også dagligt arbejde med al dens løsning af komplekse opgaver uden videre kan flyttes online. “Der er slet ikke noget problem”. Et par eksempler:
- En, der fremførte dette synspunkt, viste sig i virkeligheden ikke at have dialog online, hun havde bare en kanal, hvor hun afleverer sine ordrer og så fik rapporteringer tilbage. Og ja, den slags kan man sikkert ligeså godt gøre online.
- En anden chef var også vældig fornøjet med kun at mødes online, så var han også fri for at blive konfronteret med alle dagligdagens irriterende detaljer og skulle løse problemer hele tiden. Medarbejderne derimod bliver mere og mere frustrerede over ikke at have direkte kontakt og ikke have nogen til at jævne vejen for dem. Men hov, abdicerede han ikke lige sin lederrolle?
- Flere medarbejdere har også udtrykt, at det var helt fint med online, så slap de for at skulle agere sammen med de andre og kunne gøre hvad der passede dem derhjemme. Det grelleste eksempel, jeg har hørt, er undervisere, der opgiver at have video på fordi især de unge fyre synes det er passende at deltage fra sengen i upåklædt tilstand. Vi kan ikke være engagerede på den måde, og al den varme snak om teamarbejde som fundament for at løse komplekse opgaver forsvandt også lige som dug for solen, hvis vi bare accepterer dette.
Der er en risiko for, at vi nu bare går online ukritisk uden at forstå de negative sider, så bevæger vi os bare i retning af top-down styring, mere distanceret såkaldt ledelse og mindre engagerede kollegaer, fordi hele det sociale aspekt af at tage ansvar sammen er væk.
Vi kan miste en stor mulighed for læring her. Krisen har lært os, at vi er nødt til at være resiliente, at kunne re-gruppere og re-anvende kompetencer på nye måder, når vi udsættes for det uventede. Men hvis vi tror, at vi kan løse det med mere upfront planlægning og udstedelse af ordrer til disengagerede medarbejdere online, så bliver det sidst værre end det første.
Det er ikke umuligt, men det er ikke gratis
Her er nogle foreløbige iagttagelser efter to måneder på Corona planeten. Det er ikke videnskabeligt materiale med tungtvejende evidens, som det hedder, men mere det amerikanerne kalder “anecdotal evidence”, men hey, det er alt, hvad vi har lige nu.
Jeg baserer det på egne erfaringer med mere end 30 undervisningssessioner på 3 timer, mindst 50 online møder, deltagelse i flere online kurser som deltager og referat fra andre i samme situation:
- At løse en kompleks opgave sammen online tager omkring dobbelt så lang tid som face-to-face. Der er her tale om opgaver, hvor man kun har fragmentarisk viden i gruppen, skal stykke den sammen og finde løsninger og strategier sammen. Det er altså ikke bare at udføre en velbeskrevet opgave. Vi har øvelser, der tydeligt dokumenter dette.
- At gennemgå et stof med folk, der skal tage viden ind og forstå tingene, tager 50% længere tid end face-to-face. Dels kan man ikke tage så meget ind per tidsenhed, man kan ikke klare så meget pr dag, og man har behov for længere pauser. Derudover er jeg bange for, at udbyttet stadig er ringere.
- Man kan kun håndtere det halve antal mennesker i en intenst videns session som undervisning. 10-12 personer synes at være maksimale antal, hvor jeg i hvert fald er ok med 18-20 deltagere face-to-face..
- Man mister dobbelt så mange i et undervisningsforløb, forstået på den måde at de mentalt checker ud af situationen, hvis man ikke anstrenger sig enormt med at være foran og skabe engagement.
- Det er langt mere anstrengende både at aflevere og modtage information, også at deltage i møder. Man er totalt udmattet efter 2*3 timer på en dag. Jeg har mistanke om at de, der siger det modsatte, er dem, der alligevel checker ud mentalt i disse aktiviteter. Online er det så endnu nemmere at gøre det, altså ikke så anstrengende at checke ud, da de andre jo ikke kan se det.
- Der skal bruges mange gange mere tid på at stoppe op og facilitere feedback. Det er endnu sværere for introverte at komme til orde i et online forum.
- Slagsmålet med teknikken må ikke undervurderes. I ethvert møde af en vis længde er der i snit altid en, der har problemer, og det gør at flowet bliver brudt og alle sidder og venter og giver sig til noget andet og det er svært at få fokus tilbage. Så forsvinder internettet, så kan nogen ikke finde et link, så tager det lang tid at få lyden til at virke, så har Windows lige opdateret og pillet i lydopsætningen eller man kommer til at fejlbetjene noget. Det bidrager i høj grad til stressniveauet, at alle er i “fejlfindingsmode” meget af tiden.
- Det er langt lettere at miste koncentrationen, når man bare er mig og min skærm. Hele Internettet er lige ved siden af, der er masser af ting, man også lige kunne gøre. Og hvis vi alle skal til at arbejde hjemme og passe små børn samtidig, så har jeg et par forudsigelser eller to om de resultater, vi så når. Når vi er sammen i et team, indgår vi i en social sammenhæng, hvor vi tager ansvar for hinanden og hjælper hinanden, dette udviskes online, opleves ikke rigtigt og det er meget nemt at checke ud af det.
Vi må konstatere, at når vi har med komplekse opgaver at gøre, så kan vi per tidsenhed nok kun nå det halve af det, vi kan ved at være sammen fysisk. Det er ikke så slemt ved komplicerede eller indlysende opgaver. Men vi er i tid med stigende kompleksitet på alle fronter. Fælden her er, igen at fortolke virkeligheden overdrevent simplistisk og lade som om kompleksiteten ikke findes, så går vi galt i byen.
Konklusion og et par råd
Det, der først og fremmest sker, når man arbejder online, er at synligheden, transparensen imellem mennesker falder dramatisk. Dvs. at mange af de intuitive både faglige og sociale reguleringsmekanismer, vi har indbygget i vores samspil over tid, bliver sat ud af kraft.
- Når vi arbejder intenst sammen online, så skal alle have top udstyr: Headset eller echo-cancelling speakerphone, godt webcam, minimum to skærme og kablet internetforbindelse, ikke wireless.
- Virksomhederne må betale for gode internetforbindelser til de medarbejdere, der arbejder online. På kontoret må man sandsynligvis investere i mere båndbredde, når alle nu pludselig er på video.
- På video må man være. Det dur ikke kun at være på med lyd. Man må forlange at folk er på video, det er en del af den synlighed som alle må forpligte sig til at levere. Det er også nødvendigt for at alle kan signalere foran kameraet, holde en hånd op for at få taleretten, vise en simpel tegning eller andet. Vi accepterer ikke mere folk på kursus, som ikke forpligter sig til at tænde deres video.
- Der er brug for mere disciplin, vi starter på tid og stopper på tid; hvem tager ordet, hvornår? Vi må have signal mekanismer som en hånd op foran kameraet for at påkalde os opmærksomhed. Der er mere behov for en facilitator, der holder fokus, fremdrift og engagement. For de, der arbejder med Scrum: Scrum Masteren fik lige en ny dimension i sit arbejde her.
- Accepter at folk bliver trætte, rigtig trætte af online aktiviteter, der skal længere pauser til; forvent ikke de samme resultater, når især komplekse opgaver skal løses online. Dobbelt pris er ikke urealistisk for komplekst arbejde. Måske bliver vi mere vant til online arbejde, men det bliver aldrig det samme, der er simpelthen ikke den samme informationsudveksling som ved at være sammen fysisk. Det er en naturlov, der ikke kan negligeres.
Det er ikke umuligt at arbejde online, men det er sværere end at mødes fysisk. Der er penge at spare, men det er ikke gratis: “There is no such thing as a free lunch”.
